Innhold

Sjekkliste

  1. Avklar din rolle og ditt ansvar. Har du fullmakt til å foreta kjøp/bestilling?
  2. Sjekk at det er økonomisk dekning for gjeldende innkjøp.
  3. Sjekk at ikke eksisterer en gyldig rammeavtale på det som skal kjøpes. Oversikt over gjeldende rammeavtaler ligger på ØRIK sine hjemmesider: www.orik.no. Klikk på fliken «Innkjøps og rammeavtaler». Der varer finnes tilgjengelig på e-handelsplattformen UBW WEB skal denne innkjøpsmetode benyttes. Husk at vi er forpliktet å bruke inngåtte rammeavtaler hvis vi er part i kontrakten. 
  4. Gjør en tilstrekkelig beregning av anskaffelsens verdi. Spesielt viktig hvis anslått verdi nærmer seg «grenseverdiene» (100.000 eller 1,1 mill). Se «Guide for beregning av anskaffelsens anslåtte verdi». 
  5. Les og følg informasjonen. God planlegging av prosess medfører ofte både mindre tidsbruk, og et bedre resultat.

Grunnleggende krav for alle anskaffelser

Oppdragsgiveren skal opptre i samsvar med grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet, jf. Lov om offentlige anskaffelser.

Hva betyr dette for deg som innkjøper? Jo, du som oppdragsgiver må følge de grunnleggende kravene uavhengig av hvilken del av forskriften som regulerer anskaffelsen, og uavhengig av hvilken anskaffelsesmetode som velges. De grunnleggende kravene må overholdes på alle stadier av anskaffelsesprosessen. Les mer om dette i "Veileder til reglene om offentlige anskaffelser" (regjeringen.no) (pdf)

Maler/dokumenter

Maler til bruk ved anskaffelse er å finne på ØRIKs nettsider

Utarbeide en forespørsel

Før en konkurranse skal det utformes en forespørsel for å beskrive anskaffelsen. Denne skal konkurranseutsettes i form av at den enten publiseres på kommunens internettside eller på DOFFIN (frivillig), eller at forespørselen sendes til minimum 3 leverandører innen samme markedssegment.

En forespørsel eller et konkurransegrunnlag er dokumenter som utarbeides for å få aktuelle leverandører til å gi et tilbud i en konkurranse. Du må utarbeide en spesifikasjon for å beskrive behovet/ytelsen der du også spesifiserer absolutte krav. Beskriv ønskede egenskaper ved varen/tjenesten. Se «Råd for spesifikasjoner» for mere informasjon.

NB! Oppdragsgiveren (kommunen) skal kreve at den valgte leverandøren leverer skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt for anskaffelser som overstiger 500 000 kroner ekskl. mva. Dette gjelder kun norske leverandører, jf. foa § 7-2 (1).

Konkurranse

Når forespørselen er utarbeidet og alt er klargjort for konkurranse, sendes både forespørselen/konkurransegrunnlaget og kontraktsforslag til minimum 3 leverandører innen sammen markedssegment (leverandører som leverer løsninger innenfor den kategorien anskaffelsen omfatter) for å sikre konkurranse. Send dette gjerne på epost til leverandørene og be om bekreftelse på at leverandørene har mottatt forespørselen. Alternativ 2 er å kunngjøre konkurransen på DOFFIN (ta kontakt med innkjøpsansvarlig) eller på kommunens hjemmesider.

NB! Husk å sette en tilbudsfrist som gir tilbyderne til å utarbeide et godt tilbud.

Tilbudsfrist (mottak av tilbud)

Leverandørene skal sende inn sine tilbud innen tilbudsfristens utløp. Det er viktig å notere når hvert enkelt tilbud kommer inn og at dette protokollføres i anskaffelsesprotokollen. Tidsfristen er absolutt, og leverandører som ikke leverer innen denne skal avvises fra konkurransen, jf. kravet om likebehandling.

Kvalifisering av tilbud

Etter åpning av tilbud foretas kvalifisering av tilbudene hvor man kontrollerer om leverandøren har lagt ved nødvendig informasjon som er etterspurt. Hvis en leverandør ikke legger ved nødvendig kvalifikasjon (det kan kun etterspørres offentlig tilgjengelig informasjon) kan det foretas avvisning på grunn av obligatoriske krav/feil ved tilbudet. Bestiller sender brev til avviste leverandører. Husk å kontroller følgende:

  • Skatteattester (anskaffelser over 500.000,-) ikke eldre enn 6 mnd fra søknadsfrist.

Evaluering av tilbud og tildeling av kontrakt

Tilbudene som foreligger innen tilbudsfristen evalueres ut fra spesifikasjonen med hensyn til absolutte krav og valget foretas ut fra tildelingskriteriene i forespørselen. Sett opp en kortfattet begrunnelse og informer alle deltakere (hvis flere) om resultatet. Send et eget tildelingsbrev til vinnende tilbyder.

Signering av kontrakt

Kontrakten signeres med vinnende tilbyder (2 eksemplarer). Husk å sørge for signatur på alle sider (initialer).

Protokollføring

Det er protokollplikt for alle anskaffelser over 100 000 kroner. Det anbefales at det skrives en enkel protokoll også under kr 100 000.- som dokumentasjon på anskaffelsen. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen.

Anskaffelsesprotokollen skal arkiveres i det til enhver tid gjeldende arkivsystem.

Arkivering

Anskaffelsesprotokollen skal lagres i arkivsystemet sammen med tilhørende dokumenter til saken. Ved sakens oppstart oppretter saksbehandler en saksmappe med f.eks. navn <Forespørsel på «KJØP YX»>, og lagrer all tilhørende informasjon av relevans til saken underveis i prosessen.

Følgende dokumentasjon skal arkiveres:

  • Forespørsel med vedlegg
  • Tilbud med vedlegg
  • Melding om valg av leverandør
  • Kontrakt med vedlegg
  • Brev fra leverandører
  • Anskaffelsesprotokoll

I tillegg til arkivering så skal alle avtaler med en verdi over kr. 100.000;- eks. mva meldes inn til innkjøpsansvarlig i kommunen.

Oppfølgning av avtalen

Hvis du er avtaleeier eller gjør avrop på en rammeavtale, husk at du skal følge opp kontraktskrav, oppsigelse, forlengelse mv i avtalen.

Det skal foretas kontroll av leveransen og at leverandørens betalingskrav (faktura e.l.) er i samsvar med den aktuelle bestillingen eller kontraktens/avtalen betingelser. Det er kun betalingskrav som er i samsvar med bestillingen eller kontrakt/avtale som skal attesteres, anvises og utbetales.

Hvis leverandøren ikke oppfyller kraven i henhold til avtale, skal sanksjonsmulighetene i avtalen brukes (eks. reklamasjon, dagbøter mv.). Avtalebrudd skal videre meldes inn til eier av avtalen.

Avrop på eksisterende rammeavtale (inkludert e-handel)

For å oppnå markedsmessige og administrative fordeler inngår innkjøpssamarbeidet på Øvre Romerike felles rammeavtaler for kommunene.

En rammeavtale er en bindende gjensidig avtale mellom kommunene og leverandøren om kjøp av bestemte varer/varegrupper eller tjenester i en avtalt tidsperiode.

Det der foreligger rammeavtaler velges kommunens leverandør for avrop/kjøp.

Med avrop menes bestilling foretatt etter en på forhånd inngått rammeavtale. Det er påkrevd at bestemmelsene i rammeavtalene overholdes, slik at vi ikke blir stilt juridisk og økonomisk ansvarlig ved handel hos andre leverandører. Evt. avvik fra kjøp på rammeavtaler må avklares med innkjøpsansvarlig i den respektive kommune.

Der varer ligger tilgjengelig i e-handelssystemet (UBW-Web) skal avrop foretas av godkjente bestillere elektronisk. Annen metode for avrop skal avklares med innkjøpsansvarlig.

Anskaffende virksomhet er selv ansvarlig for å følge opp at leverandøren leverer i henhold til betingelsene i rammeavtalen, jf. pkt. 6.12

Eventuelle mangler eller misnøye med dagens rammeavtaler må rapporteres skriftlig til ØRIK og innkjøpsansvarlig.


Publisert: 07.01.2019 14:49:56
Sist endret: 07.01.2019 14:49