Beregning av anskaffelsens verdi

Beregning av anskaffelsens verdi

Terskelverdier er verdier som avgjør valg av anskaffelsesprosedyre, og om anskaffelsen skal kunngjøres som anbud. Det betyr at man plikter å gjøre et anslag over det samlede beløp som kan komme til utbetaling, eksklusiv merverdiavgift, for de kontrakter eller bestillinger som utgjør anskaffelsen. I utgangspunktet skal den samlede verdien av delarbeider og opsjoner legges til grunn ved beregning av terskelverdiene

De som har gjennomført en anskaffelsesprosess, enten på egenhånd eller med bistand fra innkjøpsansvarlig, har blitt stilt ovenfor problemstillingen vedrørende anskaffelsens verdi. Grunnen til det er at anskaffelsens samlede verdi danner grunnlaget for den videre gjennomføringen av innkjøpsprosessen. Den anslåtte verdien er dermed avgjørende for hvilken del i forskriften som skal benyttes og som igjen avgjør hvilke prosedyrekrav som må følges.

Det er ikke tillatt å dele opp en anskaffelse eller å foreta valg av beregningsmetode i den hensikt å unngå at bestemmelser i forskriften kommer til anvendelse.

Kunngjøring på Doffin?

Vi opplever stadig at det blir spørsmål om konkurransen må kunngjøres på Doffin eller ikke. Altså om verdien er over eller under nasjonal terskelverdi på kr. 1,3 mill. Mange er nok av den oppfatning at det er enklere å gjennomføre en konkurranse under nasjonal terskel enn en konkurranse over nasjonal terskel, eller at det tar lengre tid hvis konkurransen må kunngjøres. Sannheten er at det er produktets og/eller tjenestens art og kompleksitet som avgjør hvor mye arbeid som må legges ned i å gjennomføre konkurransen, ikke verdien på anskaffelsen. I mange tilfeller er det enklere å gjennomføre en konkurranse over nasjonal terskelverdi fordi man da har et konkret regelsett å følge.

For å kunne kunngjøre en konkurranse på Doffin, kreves det brukertilgang og de aller fleste som gjennomfører konkurranser i regi av kommunene på Øvre Romerike har ikke denne tilgangen. I de tilfeller vil innkjøpsansvarlig eller ØRIK kunne være behjelpelig med å kunngjøre konkurransen for dere og sørger for at alle tilleggsopplysninger og dokumenter lastes opp i Doffin databasen fortløpende og iht. gjeldende regelverk.

Hvilke kriterier ligger så til grunn for beregning av anskaffelsens verdi?

Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) § 5-4 sier noe om hvilke momenter som skal tas med ved beregningen av anskaffelsesverdien. Blant annet fremgår det at den anslåtte verdien beregnes på bakgrunn av et anslag av det samlede beløp oppdragsgiver kan komme til å betale. Det innebærer at alle kostnader knyttet til kjøp, vedlikehold og evt. drift av gjenstanden gjennom hele avtaleperioden, skal inkluderes i beregningen. F.eks. vil kjøp av kopimaskin kunne inkludere en serviceavtale som strekker seg over flere år. Kostnader oppdragsgiveren har i forhold til service og evt. reservedeler skal dermed inkluderes i beregningen av anskaffelsens verdi. Det samme gjelder dersom avtalen inneholder ulike typer opsjoner. Opsjoner på forlengelse av avtale og opsjoner på tilleggsutstyr eller tilleggstjenester skal innberegnes i anskaffelsens verdi. Alle disse eksemplene inneholder kostnader som oppdragsgiver kan komme til å betale i løpet av avtaleperioden.

Anskaffelsens verdi skal for øvrig alltid beregnes ekskl. mva.

Hvordan avgjøre om det dreier seg om én anskaffelse?

Ulike momenter spiller inn i vurderingen av om det dreier seg om én anskaffelse, for eksempel, hvorvidt ytelsene dekker det samme eller tilsvarende behov, om ytelsene normalt leveres fra en leverandør, om ytelsene er «ensartede» og om anskaffelsene utgjør et samlet prosjekt. Andre momenter kan også tas inn i vurderingen. Ikke alle de nevnte momentene må være oppfylt for at man skal kunne konkludere med at det foreligger én anskaffelse i regelverkets forstand.

Hvorvidt ytelser dekker det samme behov eller hvorvidt de er ensartede beror på en konkret vurdering. «Ensartet ytelser» betyr ikke at ytelsene nødvendigvis må være identiske. Selv om det er nyanser i spesifikasjonene når det gjelder kvalitet og dimensjoner, kan man allikevel stå ovenfor «ensartede varer». Levering av forskjellige kontormøbler vil, for eksempel, regnes som én anskaffelse – også i det tilfellet dette leveres fra forskjellige leverandører. Og selv om varene ikke dekker det samme behov kan det allikevel være tale om én anskaffelse dersom det er tale om varer som har samme levetid og som anskaffes fra det samme leverandørmarkedet.

Hva er én anskaffelse når flere enheter gjør innkjøp?

I enkelte innkjøpsvirksomheter kan det være flere desentraliserte enheter innenfor samme juridiske enhet som gjør innkjøp. Dette vil typisk kunne være aktuelt i staten, eller i en stor kommune hvor for eksempel en skole gjør innkjøp av samme art som andre skoler. En aktuell problemstilling er da om anskaffelser som de ulike enhetene gjør må ses i sammenheng når terskelverdiene beregnes. Forskriften gir ikke svar på denne problemstillingen. I en slik sammenheng må det vurderes hva som utgjør anskaffelsen.

Kommisjonen har oppstilt en rekke kriterier, som vil være veiledende ved vurderingen av om oppdragsgivers ulike avdelinger skal betraktes som innkjøpsuavhengige enheter i henhold til anskaffelsesdirektivet:

• om enheten har et selvstendig budsjett
• om enheten selv står for finansieringen av kontrakten
• om enheten forestår anskaffelsen og er ansvarlig for anskaffelsens forløp
• om enheten kan bestemme hvem det skal inngås kontrakt med
• om anskaffelsen er beregnet på enhetens eget virke, på flere enheter eller på den overordnede oppdragsgiver
• om overordnet oppdragsgiver forsøker å utnytte sin posisjon for å oppnå stordriftsfordeler til tross for at innkjøpskompetansen er delegert til underordnede enheter

Hvis en enhet koordinerer kjøp for flere andre enheter, for eksempel gjennom en felles rammeavtale, må verdien av alle de planlagte innkjøpene sees i sammenheng ved
beregning av terskelverdiene. Dette gjelder selv om de forskjellige enhetene ellers har selvstendig innkjøpsansvar. Hensynet til å hindre omgåelse av regelverket må også tas i betraktning i vurderingen av hva som er én anskaffelse.

Løpende kontrakter – tjenestekontrakter 

For løpende tjenestekontrakter uten fastsatt samlet pris er det i forskriften fastsatt noen regler for hvordan terskelverdiene skal beregnes. Er det fastsatt en samlet pris, legges denne til grunn ved beregningen. Dette kan for eksempel være tilfelle ved løpende advokatbistand, men hvor oppdragsgiver har satt en øvre økonomisk ramme for bistanden.

For tjenestekontrakter som er tidsbegrenset, og som har en varighet på 48 måneder eller
mindre, skal beregningsgrunnlaget ta utgangspunkt i det anslåtte beløpet for hele kontraktens varighet. Om avtalen inneholder en tidsbegrensning beror på en tolkning av den konkrete kontrakten.

Eksempel: En kommune inngår en vedlikeholdsavtale om kopimaskiner for 3 år. Prisen er fastsatt til en fast sum per gang det er behov for vedlikehold. Oppdragsgiveren må da på forsvarlig grunnlag, og ut fra hvor ofte det sannsynligvis vil være behov for vedlikehold, anslå et samlet beløp for hele 3 års-perioden.

Hvis avtalen ikke er begrenset i tid eller avtalen gjelder for mer enn 48 måneder, hvor det ikke er fastsatt en samlet pris, er det i forskriften fastsatt at man skal beregne terskelverdiene ut fra en månedlig rate multiplisert med 48. Dette kan for eksempel være tilfelle hvor avtalen i utgangspunktet har en varighet på 2 år, men det fremgår at avtalen kan «forlenges etter nærmere avtale mellom partene”, uten at det er satt noen total–ramme for avtalelengden. I dette tilfelle vil oppdragsgiveren måtte ta utgangspunkt i en månedlig rate og multiplisere dette med 48. Avtaler med ubegrenset avtaleperiode vil kunne være i strid med kravet til konkurranse.

Vare– og tjenestekontrakter som inngås regelmessig

Ved kjøp av varer og tjenester som oppdragsgiveren gjør regelmessig, stiller Forskriften krav om at man tar hensyn til andre lignende regelmessige anskaffelser når terskelverdiene beregnes. I motsatt tilfelle ville oppdragsgiveren kunne omgå regelverkets krav til konkurranse ved stadig å peke på at anskaffelsene er for små i forhold til terskelverdiene. Typiske kontrakter som inngås regelmessig vil være driftsrelaterte anskaffelser, for eksempel av rekvisita.

Terskelverdien kan i disse tilfellene beregnes på to måter:

• enten på grunnlag av den samlede faktiske verdien av påfølgende kontrakter av samme type tildelt i løpet av de siste 12 måneder, eventuelt siste regnskapsår, om mulig justert for endringer som kan forekomme i fremtidige leveranser

eller

• den samlede anslåtte verdi av de påfølgende kontrakter som tildeles i løpet av 12 måneder fra den første leveransen.

Forskjellen på disse to metodene er at første alternativ legger historiske opplysninger til grunn, mens andre alternativ baseres på et anslag av forventet kontraktsverdi. Oppdragsgiveren må vurdere hvilke av disse metodene som passer best ut fra de faktiske forhold ved anskaffelsen, så lenge dette ikke gjøres for å omgå regelverket. Hvis det skal inngås en rammeavtale for disse anskaffelsene, er det fastsatt egne bestemmelser om beregning av terskelverdiene for rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger.

Forutsetning for at kontraktene skal anses for én anskaffelse er at de er av «samme type». I utrykket «kontrakter av samme type» ligger, etter Groesmeyer/Steinickes oppfatning, både at kontraktsgjenstandene helt eller delvis skal ligne på hverandre, slik at de tar sikte på å oppfylle de samme behov, og at kontraktenes grunnkarakteristika og vilkår ikke må avvike så mye fra hverandre at de ikke kan anses som lignende kontrakter. Dessuten mener forfatterne det kan argumenteres for at det etter denne bestemmelsen kreves en noe tettere sammenheng mellom kontraktene enn det som ligger i bestemmelsen i direktivet om «ensartede varer».

Avgjørelser i klagesaker

KOFA-sak 2003/8 behandlet spørsmålet om Mandal Kommune hadde brutt forskriften da de ikke konkurranseutsatte prosjektet ”Tjenestetorvet”. Syv kontrakter verdt mellom 15 000 og 170 000 kroner innen prosjektering, snekkerarbeider, malerarbeid, systemhimling, rør- og ventilasjonsarbeid samt kjøp av inventar.
Nemnda bemerket at det ikke var avgjørende om de ulike kontraktene falt inn under forskjellige fagbetegnelser/bransjer. Prosjektet var skilt ut med eget budsjett, ingen av arbeidene oppfylte selvstendig teknisk/økonomisk funksjon, kontraktene ble inngått noenlunde samtidig, og med en og samme oppdragsgiver.

KOFA-sak 2005/118 – innklaget Bergen Kommune. For spørsmålet om beregning av terskelverdi for anskaffelse av 5 kunstgressbaner, anførte Bergen Kommune subsidiært at dette skulle anses som 5 forskjellige anskaffelser, selv om de ble kunngjort som en
konkurranse. Det var laget et eget konkurransegrunnlag for hver bane; banene skulle bygges på ulike tidspunkt og på forskjellige steder.
Nemnda fant det likevel riktig å betrakte de fem banene som én anskaffelse, til dels fordi det dreide seg om én type arbeide, som skulle leveres til samme oppdragsgiver.

KOFA-sak 2003/73 – innklaget Ryfylke Miljøverk. Saken gjaldt beregning av verdi for 14 transportoppdrag, innklagede anførte at det dreide seg om kortvarige avtaler om transport av forskjellige typer avfall som krever ulike kjøretøy med ulik frekvens og ulike transportsteder.
Nemnda bemerket at oppdragene var ensartede tjenester og rettet seg mot samme leverandør- marked, samt at oppdragene ble tildelt samtidig til samme leverandør. Derfor måtte oppdragene ses i sammenheng.